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info@glp1.com、メールの果たす役割

Quoraからの引用です。今でも、当院では、チャットではなく、メールで、やりとりさせていただいています。その意義について、このQuoraの答えが、ぴったりしてます。 ぜひ、フリーダイヤルを、ご利用できない場合には、メールをご利用ください。

info@glp1.com ですから、 @glp1.com だけ覚えておいていただければ、いつでも、どこからでも、お送りください。担当ナースが対応させていただきます。

https://jp.quora.com/profile/Takashi-J-Ozaki


データサイエンティスト、という肩書きも、凄いですね。内容はなるほど、という内容です。

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https://jp.quora.com/%E3%81%AA%E3%81%9C-Google-%E7%A4%BE%E5%93%A1%E3%81%AF%E4%BB%8A%E3%82%82%E3%81%AA%E3%81%8A%E3%83%81%E3%83%A3%E3%83%83%E3%83%88%E3%81%A7%E3%81%AF%E3%81%AA%E3%81%8F%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%86

完全に自社の宣伝になってしまうので恐縮ですが(笑)、端的に言えば

メール(Gmail)がその他全てのコミュニケーションツールからの通知を取りまとめる「通知センター」になっている 今もなおメールが相手の「時間」を最も拘束しないで済む、相手の裁量を最大限に尊重する連絡手段である の2点に尽きると思います。勿論、部門ごと・チームごとに微妙にカルチャーが異なるということもあり、全員が全員そうだとは言い切れない部分もありますが、少なくとも僕の周囲では上記の通りです。

まず、「メールが通知センターとして機能している」点について。

例えばG SuiteのDocs / Sheets / Slidesなどは複数ユーザーで共有&共同編集が可能ですが、そもそもドキュメントが共有された時や「自分が見ていない間に他のユーザーから編集やコメントの追加がされた」場合はその通知がメールで飛ぶようになっています(ちなみにドキュメントのコメントへの返信はメールからも行うことができます)。またCalendarも予定への招待をメールで通知します(メール上から出欠を回答できます)。システム開発におけるissueやバージョン管理はたまたレビュー依頼などについても同様で、それぞれ更新がある度にアサインされているユーザーに通知がメールで飛びます。さらには、例えば社員向けトレーニング、アクセス権限管理システム、勤怠管理、経費精算などなどの業務システムの多くが、メールで通知を飛ばすように設定されています(中には必要なアクションをメールの返信だけで済ませられるものも)。

言い換えると、社内には莫大な数の自動化された業務システム群があり、それらから確実に細大漏らさず通知を受け取ることのできるベストの手段がメールだ、というわけです。故に現在でもメールは仕事上不可欠なツールだと思っています。

そしてもう一つの、「メールが相手の時間を最も拘束しない連絡手段である」点について。

チャットもビデオ会議(VC)も、基本的には「自分と他の人とが『同時に』共通の仕事に取り組んでいる」時には便利な代物です。実際、ChatにはボタンをクリックするだけでそのままVCに移行できる仕組みがついており、必要に応じて気軽にVCで話せるようになっています。

ただ、意外と忘れられがちなのが「チャットもVCも常に相手が応じられるとは限らない」という点。ありがちなのは、日本とUSのように明らかにタイムゾーンが大きく異なる地域同士でコミュニケーションを取らなければならないケース(弊社には2ヶ国以上をまたいで組織されているチームが山ほどあります)。そういう場合、どうしても必要な時は朝早くとか夜遅くとかにVCを設定することもありますが、急ぎでなければメールでやり取りすることが多いです。

さらには、社内には様々な制約のもとで働く社員がいます。例えば、育児や介護などの都合でオフィスにいる時間帯が限られる社員もいますし、休暇(Out of office: OOO)を取得するハードルが低いカルチャーゆえ、連絡を取ろうとしたら相手が休暇中で不在だったなんてこともままあります。そういうケースでは、わざわざ相手をチャットやVCで呼び出すと時間的に拘束してしまうことになるので、一般には避けられることが多いです。

そういう場合でも、メールであれば相手に「自身の都合が良い時に読んで対応してもらう」ことが可能です(もっとも相手のOOO期間中にメールを送ろうとすると勤怠管理と連動して「OOOですが送信しますか?」という警告が出てきます)。言い換えると、メールは「お互いの仕事の裁量を最大限に認める」連絡手段でもあるのです。


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